RSVP nastavte tak, aby hostia odpovedali za minútu
Potvrdenia účasti potrebujete najmä kvôli počtu miest, jedlu a doprave. Hosť by mal vedieť odpovedať hneď po otvorení pozvánky. Čím viac krokov, povinných polí a vysvetľovania, tým viac odpovedí zostane na poslednú chvíľu.
Čo sa opýtať v RSVP formulári
Držte sa údajov, ktoré skutočne využijete. Väčšine párov stačí meno, účasť, počet osôb, voľba jedla a prípadné alergie. Ak zabezpečujete ubytovanie alebo autobus, pridajte jednu otázku aj k tomu. Dlhý dotazník nemá výhodu, ak ho hostia odložia na neskôr.
- Potvrdíte účasť?
- Prídete s partnerom alebo partnerkou?
- Ktoré jedlo si vyberáte?
- Máte alergiu alebo diétnu požiadavku?
- Potrebujete ubytovanie alebo dopravu?
QR kód na pozvánke alebo odkaz v správe
Pri papierovej pozvánke funguje QR kód s vetou „Potvrďte, prosím, účasť do 15. mája“. Pred tlačou ho otestujte na viacerých mobiloch. Pri digitálnom pozvaní stačí jasné tlačidlo alebo odkaz. Obe možnosti môžu viesť na rovnaký formulár.
Hostia, ktorí formulár nepoužívajú, musia mať jednoduchú alternatívu. Do pozvánky uveďte telefónne číslo a potom ich odpoveď doplňte do rovnakého zoznamu. Vyhnete sa tomu, že časť údajov zostane v SMS správach a časť v e-mailoch.
Kedy poslať pripomienku
Stanovte termín, ktorý vám nechá čas na uzavretie menu a sedenia. Niekoľko dní pred ním pošlite jednu krátku pripomienku tým, ktorí ešte neodpovedali. Osobná správa funguje lepšie než hromadný nátlak a zároveň zistíte, či hosť potrebuje pomoc s formulárom.
Od RSVP k informáciám pre hostí
Formulár nemusí niesť všetky organizačné pokyny. Tie je praktickejšie držať na svadobnej webstránke pre hostí, kde ich môžete upraviť aj po odoslaní oznámení. Počas oslavy zas môžete hostí cez samostatný QR kód na svadobné fotky nasmerovať do spoločnej galérie. RSVP a fotky tak majú každý svoj jasný účel.
Dobre nastavené RSVP nie je o komplikovanom systéme. Stačí krátky formulár, termín odpovede a jeden prehľadný zoznam, z ktorého potom vychádza catering aj zasadací poriadok.
